Mesmo com o avanço de CRMs, automação e inteligência artificial, as planilhas continuam sustentando parte relevante das operações das empresas. Segundo pesquisa da Smartsheet publicada em 2025, 94% dos profissionais ainda usam Excel regularmente e 61% utilizam Google Sheets, inclusive para atividades como relatórios, análise de dados, acompanhamento de tarefas e gestão de processos.

A dependência desse tipo de controle aparece em outras pesquisas sobre processos corporativos críticos. Um levantamento da Forrester Consulting, mostra que 31% dos departamentos de operações, incluindo sales operations e marketing operations, dependem de planilhas. O mesmo estudo aponta que 88% das organizações usam mais de 100 planilhas regularmente para tomar decisões críticas, enquanto 59% usam mais de 1.000 planilhas.

A prática, comum pela familiaridade e flexibilidade da ferramenta, pode funcionar em operações menores ou em análises pontuais. No entanto, à medida que a empresa cresce e a venda se torna mais complexa, o uso da planilha como principal estrutura de gestão passa a representar um risco operacional.

O alerta ganha relevância em um momento em que as empresas aumentam o investimento em inteligência artificial e gestão orientada por dados. Pesquisa do Sebrae/FGV IBRE, com colaboração do Google, mostra que 63% das médias e grandes empresas brasileiras já utilizam IA para apoiar atividades do negócio. Entre elas, a principal finalidade é a análise de dados, citada por 67% das organizações desse porte.

Para Matheus Pagani, CEO da Ploomes, empresa brasileira especializada em tecnologia para gestão comercial B2B, a discussão não está no uso da planilha em si, mas na dependência excessiva de controles manuais para decisões críticas.

"A planilha é útil quando a operação ainda é simples ou quando serve como apoio para análises específicas. O problema começa quando ela vira o principal sistema de gestão de uma área comercial complexa. Nesse estágio, a empresa passa a depender de controles manuais para acompanhar vendas, receita, propostas e relacionamento com clientes", afirma Pagani.

"Entre os principais riscos estão informações comerciais espalhadas em arquivos diferentes, versões conflitantes, perda de histórico de negociação, falta de padronização nos registros, dificuldade de rastrear alterações e baixa visibilidade sobre o andamento real das oportunidades", completa o CEO.

O problema está diretamente ligado à qualidade dos dados. A IBM aponta que 43% dos chief operations officers identificam problemas de qualidade de dados como sua principal prioridade relacionada a dados. O estudo também indica que mais de um quarto das organizações estimam perdas superiores a US$ 5 milhões por ano devido à má qualidade dos dados.

"Na prática, isso pode comprometer diretamente a previsibilidade da receita. O forecast, por exemplo, pode mudar de acordo com a planilha consultada, o momento da última atualização ou o critério usado por cada vendedor. Já a liderança comercial passa a depender de consolidações manuais para entender o que está acontecendo no funil", explica o CEO da Ploomes.

Com a adoção crescente da inteligência artificial, a qualidade das informações se torna ainda mais crítica.

"Antes de falar em IA para vendas, as empresas precisam olhar para a base: onde estão os dados, quem atualiza essas informações, com que frequência e com qual nível de confiabilidade. A inteligência artificial depende diretamente da qualidade da informação disponível. Se a base está desorganizada, a tecnologia apenas amplifica o problema", destaca Pagani.

Para empresas B2B em crescimento, alguns sinais indicam que a planilha deixou de ser uma ferramenta de apoio e passou a representar um gargalo operacional. Entre eles estão vendedores mantendo controles próprios de carteira, reuniões comerciais dependentes de atualizações manuais, propostas sem histórico centralizado, dificuldade para identificar a etapa real de cada oportunidade e perda de informações quando um profissional deixa a empresa.

De acordo com Pagani, o caminho não é eliminar totalmente as planilhas, mas reposicioná-las dentro da gestão.

"A planilha pode continuar sendo útil em análises pontuais. O risco está em usá-la como estrutura principal de uma operação que já exige governança, histórico, padronização e integração entre áreas. Conforme a empresa cresce, a gestão comercial precisa evoluir junto", conclui.

Sobre a Ploomes

A Ploomes é uma empresa brasileira de tecnologia especializada em gestão comercial B2B. Sua plataforma apoia empresas na organização de processos comerciais, gestão de relacionamento com clientes, automação de propostas e documentos, análise de dados e integração entre áreas envolvidas na jornada de vendas.

Com foco em operações comerciais complexas, a Ploomes atende empresas que buscam mais produtividade, controle e previsibilidade em seus processos de vendas.